Stappenplan administratie bijhouden

Voldoe aan de eisen voor uw administratie

Alle gegevens over uw bedrijf op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda's en afsprakenboeken
• correspondentie
• software en databestanden

Bewaar uw administratie 7 jaar

U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Wat u in ieder geval 7 jaar moet bewaren:

• debiteuren- en crediteurenadministratie: openstaande facturen van uw klanten en leveranciers
• in- en verkoopadministratie: alle inkoop- en verkoopfacturen
• grootboekadministratie: alle financiële transacties, zoals ontvangen betalingen
• voorraadadministratie: alle voorraden en de waarde hiervan (als u goederen inkoopt en verkoopt)
• kasadministratie: alle kassabonnen en kwitanties (ontvangstbewijzen) van producten die u contant gekocht of verkocht heeft

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Onroerende zaken zijn bijvoorbeeld uw bedrijfspand, opslag en grond. Verkoopt u goederen of diensten in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen?  En gebruikt u het éénloketsysteem (One Stop Shop)? Dan moet u de gegevens ook 10 jaar bewaren.

Maak afspraken over hoe u uw administratie bewaart

U kunt afspreken met de Belastingdienst in welke vorm u uw administratie bewaart (digitaal of op papier). En welke details hierin moeten staan (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.

U kunt uw administratie ook bijhouden via een online boekhoudprogramma. In deze animatie leert u over de mogelijkheden en voordelen van een online boekhoudprogramma:

Let op het urencriterium

Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als u in aanmerking wilt komen voor belastingvoordelen, dan moet u dit kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. Bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. U moet dan aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat u aan het urencriterium voldoet:

• U werkt per kalenderjaar 1.225 uur of meer aan uw bedrijf. Oók wanneer u in de loop van het jaar start of stopt met uw bedrijf.
• U werkt meer uren aan uw bedrijf dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als u ook in loondienst werkt. Was u de laatste 5 jaar één of meer jaren geen ondernemer? Dan geldt deze voorwaarde niet.

Check of u verplicht een accountant nodig heeft of niet

U kunt zelf uw administratie bijhouden, of uitbesteden aan een  accountant of boekhouder.

Verschil accountant en boekhouder

Een accountant werkt meestal voor grote(re) bedrijven, maar ook voor kleinere mkb-bedrijven en zzp’ers. Een accountant is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en valt onder het tuchtrecht. Ook moet een accountant voldoen aan opleidingseisen en gelden er leverings- en betalingsvoorwaarden. U bent verplicht om te kiezen voor een accountant als u meer dan 50 werknemers heeft, € 15 miljoen omzet en € 7,5 miljoen balanstotaal.

De mkb-bedrijven en zzp'ers die niet in deze groep vallen, kiezen vaak voor een boekhouder. Een boekhouder is niet verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en bepaalt zelf of die alleen helpt bij de bedrijfsadministratie of ook advies geeft.